En línea con el proceso de modernización institucional, el Departamento de Sistemas y Servicios de Informática (SISEI) desarrolló una nueva plataforma digital que busca agilizar y optimizar el proceso de titulación de las y los estudiantes. Esta iniciativa da continuidad al camino iniciado en 2021, cuando la universidad comenzó a digitalizar un procedimiento que por años fue completamente manual y presencial.

El nuevo sistema fue presentado ante autoridades y académicos de la universidad, encabezados por la rectora Marisol Durán Santis; la vicerrectora académica, Sandra Gaete Mejías; el secretario general, Mario Torres Alcayaga; y decanas y decanos como Julia Cerda Carvajal, de la Facultad de Humanidades y Tecnologías de la Comunicación Social, y Enrique Maturana Lizardi, de la Facultad de Administración y Economía.

A la actividad asistieron además Martín Centeno Roger, director general de Análisis Institucional y Desarrollo Estratégico (DGAI); Sebastián Vegas Sánchez, director de Sistemas y Servicios de Informática (SISEI), junto a su equipo; y el equipo de la Unidad de Títulos y Grados, liderado por Alejandra Sepúlveda Pinto, así como representantes de diversas unidades académicas y administrativas, quienes participaron tanto de manera presencial como virtual.

Para la rectora, esta plataforma constituye una herramienta clave para la modernización de los procesos universitarios, ya que permitirá otorgar trazabilidad completa al proceso de titulación de las y los estudiantes, fortaleciendo la transparencia y la eficiencia institucional.

Por su parte, la vicerrectora académica destacó el compromiso y el trabajo colaborativo de todas las unidades involucradas. Valoró el rol de la comunidad universitaria e hizo un llamado a continuar trabajando de manera conjunta para consolidar los avances alcanzados y proyectar a la universidad hacia nuevos y mejores resultados a nivel nacional.

Desde una mirada estratégica, Martín Centeno destacó el trabajo realizado por SISEI, señalando que este esfuerzo se inserta en una agenda institucional que la universidad viene impulsando desde hace varios años, orientada a la construcción de mapas de procesos. En ese sentido, explicó que, si bien en algunas áreas se ha trabajado desde una lógica más tradicional de levantamiento y registro de procesos, en paralelo se ha avanzado decididamente en su automatización, entendiendo los desafíos que imponen los tiempos actuales.

“Estamos abordando ambos frentes con el objetivo de consolidar una institución que mejore efectivamente sus procesos y fortalezca una perspectiva de calidad, agenda que ha sido reconocida por la Secretaría, pero que aún requiere profundización”, indicó.

De esta forma, la universidad avanza así en un nuevo ciclo estratégico de definiciones orientadas a la articulación institucional y a su consolidación desde las facultades. En este contexto, el rol de las escuelas y las carreras resulta clave para responder de manera más eficiente y sostenible a las necesidades de la comunidad universitaria, impulsando acciones concretas y una priorización centrada en las y los usuarios.

Cómo funciona la plataforma

La plataforma iniciará su funcionamiento mediante una etapa piloto, que podría extenderse hasta marzo, y que considera algunas carreras por facultad, entre ellas Contador Público y Auditor, Ingeniería Comercial, Ingeniería Civil Industrial, Ingeniería Civil en Ciencia de Datos, Ingeniería en Construcción, Administración Pública y Trabajo Social, entre otras. Posteriormente, el sistema operará de manera permanente durante el año, con cortes definidos según los períodos de titulación.

Mediante esta plataforma, se proyecta reducir los plazos del proceso de titulación desde los actuales 20 días hábiles a cerca de 10, siempre que las y los estudiantes cumplan oportunamente con los requisitos administrativos establecidos.

Según explica Alejandra Sepúlveda Pinto, jefa de la Unidad de Títulos y Grados, entre las principales ventajas del sistema se encuentra la trazabilidad completa del proceso, lo que permitirá reducir consultas presenciales, llamados telefónicos y correos electrónicos.

“El estudiantado podrá identificar claramente el estado de su trámite a través de un sistema visual de seguimiento. Además, la plataforma se alinea con los principios de gobierno digital, integrando información de organismos externos como el Registro Civil y el Ministerio de Educación, contribuyendo a una gestión más eficiente, segura y moderna”, destaca.

Entre sus ventajas está que las y los estudiantes podrán realizar el seguimiento completo de su proceso a través de MiUTEM, ingresando con su Pasaporte UTEM. Esto les permitirá conocer en qué etapa se encuentra su trámite, desde el envío del egreso por parte del profesor o director de carrera a Docencia, hasta la gestión interna de notas, concentraciones y antecedentes académicos.

Una vez que esta información se consolida, se genera un expediente que es remitido a la Unidad de Títulos y Grados, donde se revisa y se envía al estudiante un consentimiento que debe firmar, junto con el detalle de los valores correspondientes a los derechos de titulación. “Se trata de una mejora sustancial respecto de lo que existe actualmente y, además, nos integra de lleno a los principios del gobierno digital”, dice Sepúlveda.

Nuestra rectora enfatiza que la puesta en marcha de este nuevo sistema de titulación representa un hito en el proceso de modernización de la UTEM.

“No sólo estamos incorporando tecnología, sino que también transformando la forma en que acompañamos a nuestras y nuestros estudiantes en una etapa clave de su trayectoria académica. Reducir significativamente los plazos de titulación, integrar a las distintas unidades y permitir el seguimiento en línea del proceso es una señal concreta de nuestro compromiso con una gestión más eficiente, transparente y centrada en las personas”, indica.

Para la rectora, además, el avance refleja “el trabajo colaborativo de nuestros equipos y nuestra visión de una universidad pública innovadora, al servicio de su comunidad”.

En ese sentido, habrá una etapa de adaptación para las y los estudiantes, orientada a familiarizarlos con el uso del sistema. Sin embargo, en la práctica, la plataforma solo requiere que el estudiante otorgue su consentimiento, simplificando al máximo su participación en el proceso.